各二级学院：

   根据国家邮政局和国家保密委2007年联合印发的《关于加强国家秘密载体寄递管理的通知》（国邮发【2007】151号）的规定非国家秘密载体不得通过机要通信渠道寄递，以及教育部、国家保密局印发的《教育工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》（教密【2001】2号）文件中明确规定“高校毕业生档案”不属于国家机密不再使用机要通信渠道寄递。2015年上海市高校毕业生档案专递工作会议中《关于做好高校毕业生档案转寄工作的函》的通知，高校毕业生档案转寄工作统一由中国邮政集团公司上海市分公司统一承揽，我校在区域分配中归为奉贤区南桥邮政分公司进行档案专递工作。为确保2017届毕业生档案顺利有序地转寄，按照学校统一工作部署，现将2017届毕业生档案整理和转移工作通知如下：

    一：毕业生档案整理时间及地点

时间：1.2017年6月26日-2017年6月30日（各学院具体时间安排另行通知）

      2.2017年7月14日前正常毕业生材料齐全者第一批大批量转寄（上海、外地生源）

地点：徐汇1211室(如有变动另行通知)

    二：毕业生档案整理人员

    各二级学院毕业班辅导员、班主任

    三：毕业生档案整理要求:

1.档案整理前，请各班主任、辅导员老师分门别类初步整理好所在班级学生的毕业信息及其他需放入档案的材料。并把材料齐全与否进行标记或整理，以便于查漏补缺。

2.档案整理时首先检查档案袋，核对档案袋封面以下内容：

(1)专业名称（后面要写上专业方向）、班级年级、学号、姓名、性别、民族、身份证号码、家庭住址、家庭所属省、市、区、邮政编码，户籍地址(外省市学生户口迁至学校的，其户籍地址填写原户籍地址)等相关信息。

(2)如有学生姓名、户籍地址变更，请提供变更材料并更换档案袋。

（3）毕业生档案袋里拟装如下资料：

注：2017届毕业生档案材料须装入内容如上表，打“√”为必须材料，选择性材料请在档案袋封面予以注明（图章或手写）。请各学院于6月26日之前全部整理齐全，并做好班级档案材料信息统计表。

3.装袋要求：

（1）请仔细核对放入档案袋内的材料与学生姓名及档案袋上所填材料名称是否一致，如有缺失请予以补齐。（另班级如有新增或减少人员请予以说明）另放入时务必保证已有档案材料的完整性。

（2）“高等学校毕业登记表”上，“班组意见”项由辅导员、班主任填写签字；“学院意见”项，该生完成学业，应注明“同意毕业”并盖上海商学院章；若该

生未完成学业，请在档案袋右上角用铅笔注明“结业”；若该生保留学籍，请在档案袋右上角用铅笔注明“保留学籍”；其他特殊情况请一并注明。

（3）整理档案材料时，请按每班学生学号顺序排列。放入材料请提前做好清单（相应栏打√；如无，则留空）以班级为单位上交。（清单模板见附件3中表6）

（4）如班主任或辅导员处保存有个别学生档案的，请一并归入学生所在班级上交至学生处。

4.档案整理后，请班主任/辅导员收齐学生档案转移面单（参照模板见附件3中图1）并逐个核查内容、确保面单上学生档案转寄单位正确无误，字迹清晰可见，需注意备注一栏填写清楚班级及学生姓名（为避免复印纸不清晰，请用力填写），整理完成后在毕业生档案整理时一并上交；档案转移至单位的，请一并附上调档函或就业协议（含有接收档案信息的）原件。另如有毕业生后续更改档案转寄信息，请填写档案转寄信息更改申请书（模板见附件3中表2），再行转寄其档案。

注：面单上交前请各学院老师务必通知到每位学生拍照留底，或以班级为单位留底，以备后期核查档案转寄信息。

四：每位老师需上交档案材料内容共计三份：1.以班级为单位的所有学生档案（接收份数=上交份数）；2.班级档案整理清单统计表（材料齐全与否请予以标注）；3.班级档案转寄面单。如有其他档案或辅助材料请一并交至学生档案室。

五：转档要求：

学生处网站（http://www.sbs.edu.cn/xsgzb/）列出了“2017届毕业生档案转递的有关注意事项”，请各二级学院告知每一位学生上网认真查看，在规定时间段内将相关材料上交于辅导员。

六：其他

在档案材料准备及整理中，如有问题，请及时沟通联系。

联系电话：67105139（奉贤校区）  64284467转1211（徐汇校区）

附件1：2017届毕业生档案转递工作有关注意事项

上海商学院学生处    

       2017年5月