各学院：

    为确保2016级新生档案整理工作的有序、顺利进行，现对相关工作梳理如下：（具体流程详见附件:1）

一、新生报到后由各学院辅导员、班主任老师收好新生的中等学历档案材料和《上海商学院录取通知书》（第一联报到凭证），并及时催促未交材料的学生。

二、各辅导员、班主任老师认真核查中等学历档案材料，材料应包括：：①高中毕业生登记表、②高考报名登记表、③高考体检表、④高考志愿表、⑤入团（入党）申请书及志愿书等材料。如发现材料不全，请在《本专科新生中等学历档案材料清单》上进行记录。（特别是入团（入党）申请书及志愿书，请务必查看其相关材料是否齐全。）

三、组织学生填写《上海商学院新生入学登记表》（此表一式三份，一份放入学生档案袋，一份交学生处备案，一份学院自己留存），填写要求见附件，电子版和纸质版于10月19日（周三）前交至综合楼518室。填写不符要求的退回重写。注：家庭成员和主要社会关系应详尽填写，包括工作单位、地址、手机等，每栏最少两位成员，以实际情况填写。电子版和纸质版均须有学生照片，其中纸质版须加盖学院公章。

四、组织学生填写好《军训鉴定表》，填写要求：用黑色水笔填写，辅导员班主任老师填写评语，并加盖相应公章。（专升本新生不用填此表）

五、请各辅导员、班主任老师以学院为单位于9月27日（周二）中午12:00-13:00至行政楼一楼学生事务中心处领取上海商学院学生档案袋和部分新生档案。(具体名单详见2016级新生档案接收统计表)

六、档案袋填写要求：用黑色水笔填写，字迹工整清晰。封面上的项目请逐一填写（户籍地址填写时，外地学生户口迁至本校的填写原来的户籍地址、户籍所属）；填写完成后，将新生的中等学历档案材料、《上海商学院录取通知书》（第一联报到凭证）、《上海商学院新生入学登记表》、《军训鉴定表》放入档案袋中，并在封面上打√记录。

七、档案整理完毕后按学号顺序排好，以学院为单位，于11月1日-11月4日交至11号楼底楼学生档案室（具体上交日期安排见附件2），并附上《本专科新生中等学历档案材料清单》、《本专科新生档案材料清单》、《专升本新生档案材料清单》。注：请务必认真核查档案袋材料是否齐全，每份清单请辅导员/班主任、学院副书记签字确认。档案交接时当场核查材料内容（请相关交接老师安排好时间），如发现不符要求则退回重新整理。

八、整理档案过程中如有疑问，请联系学生处赵老师，电话67105139，邮箱：1463358674@qq.com。

学生处

2016年9月