各二级学院：

根据国家邮政局和国家保密委2007年联合印发的《关于加强国家秘密载体寄递管理的通知》（国邮发【2007】151号）的规定非国家秘密载体不得通过机要通信渠道寄递，以及教育部、国家保密局印发的《教育工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》（教密【2001】2号）文件中明确规定“高校毕业生档案”不属于国家机密不再使用机要通信渠道寄递。2015年上海市高校毕业生档案专递工作会议中《关于做好高校毕业生档案转寄工作的函》的通知，高校毕业生档案转寄工作统一由中国邮政集团公司上海市分公司统一承揽，且我校在区域分配中归为奉贤区南桥邮政分公司进行档案专递工作。为确保2016届毕业生档案顺利有序地转寄，按照学校统一工作部署，现将2016届毕业生档案整理和转移工作通知如下：一：毕业生档案整理时间及地点

时间：2016年7月1日-2016年7月8日（具体各学院时间安排另行通知）

地点：奉贤校区综合楼518室(如有变动另行通知)

二：毕业生档案整理人员

    各二级学院毕业班辅导员、班主任

三：毕业生档案整理要求:

1.档案整理前，请各班主任、辅导员老师分门别类初步整理好所在班级学生的毕业及其他需放入档案材料。并把材料齐全与否进行标记或整理，以便于最后核查转寄。

2.档案整理时首先检查档案袋，核对档案袋封面以下内容：

(1)专业名称（后面要写上专业方向）、班级、学号、姓名、性别、民族、身份证号码、家庭住址、家庭所属省、市、区、邮政编码，户籍地址(外省市学生户口迁至学校的，其户籍地址填写原户籍地址)等相关信息。

(2)如有学生户籍地址变更，请更换档案袋。

（3）毕业生档案袋里拟装如下资料：

注：2016届毕业生“√”项目前核查完毕，部分缺失材料学生已整理，请各学院收到后及时补充。其余项目请各二级学院于6月30日之前全部整理齐全，并做好档案材料信息统计表。

3.装袋要求：

（1）请仔细核对放入档案袋内的材料与档案袋上所填材料名称是否一致，如有缺失请予以补齐。（另班级如有新增或减少人员请予以说明）

（2）“高等学校毕业登记表”上，“班组意见”项由辅导员、班主任填写签字；“学院意见”项，该生完成学业，应注明“同意毕业”并盖上海商学院章；若该

生未完成学业，请在档案袋右上角用铅笔注明“结业”；若该生保留学籍，请在档案袋右上角用铅笔注明“保留学籍”

（3）整理档案材料时，请按每班学生学号顺序排列。放入材料请提前做好清单（相应栏打√；如无，则留空）以班级为单位上交。（清单模板见附件-相关表格）

（4）新生入学登记表一式两份，一份归于学生档案袋内，另一份请以班级为单位按学号排好后与学生档案一起归档至学生处。

（5）如班主任或辅导员处保存有个别学生档案的，请一并归入学生所在班级上交至学生处。

4.档案整理后，请把放入材料班级清单及学生档案转移申请书（个别承诺书）一并上交。注：档案转移申请书上交时，只上交材料齐全可转寄档案的学生；材料不全者，暂不上交；后续如材料补全，需转寄档案时，请一并上交补充材料和档案转移申请书。

四：转档要求：

学生处网站（http://www.sbs.edu.cn/xsgzb/）列出了“2016届毕业生档案转递的有关注意事项”，请各二级学院告知每一位学生上网认真查看，在规定时间段内将相关材料上交于辅导员。

五：其他

在档案材料准备及整理中，如有问题，请及时沟通联系。

联系电话：67105139（奉贤校区）  64284467转1211（徐汇校区）

上海商学院学生处    

2016年4月      

附件1：2016届毕业生档案转递工作有关注意事项

附件2：2016届毕业生档案整理工作流程图

附件3：相关表格